Birçok yönetici, iş iletişimlerini geliştirmenin ve şirket içinde ve dışında boşa harcanan zamanı azaltmanın yollarını arıyor. Toplantılar ve e-postalar gibi en yaygın ticari iletişim araçları asıl sorun mu? Son araştırmalara göre, toplantıların sayısı ve süreleri arttı, ancak toplantılar genellikle %50’den daha az verimli oluyor. E-posta gibi başka bir iletişim aracı daha etkili olabilecekken toplantıları mı kullanıyoruz? E-posta kullanımı artıyor ve bu da aşırı kullanılmış veya kötü yapılandırılmış olarak kötü bir üne kavuşuyor. E-postalar, iç iletişim ve dış pazarlama için kullanılır, bu nedenle etkili olmaları gerekir. Birçok yönetici, şirketlerinde hem toplantıları hem de e-postaları azaltmanın yollarını arıyor. Cevap azaltmak mı yoksa araçları doğru ve etkili kullanmak mı?
Toplantı yönetimi üzerine bir kitap ve toplantılarda neyin yanlış gittiğine dair makaleler yazdım, bu nedenle çoğu insanın yardıma ihtiyacı olduğunu zaten biliyorum. Başkalarının toplantılarda neyin yanlış gidebileceği konusunda endişelenebileceğini ve toplantıların iyileştirilmesi gerektiğini doğrulamak istedim. Yakın zamanda çevrimiçi bir makale yazdığımdan beri “Toplantı Adabına Dikkat Etme”, bu yüzden “toplantı görgü kuralları” veya “toplantı adabı” konularının ne kadar önemli olduğunu ölçmek için popüler bir internet arama motorunu kullanmanın yararlı olabileceğini düşündüm. Bunları aramamda anahtar kelime olarak kullanarak, toplam 41.900 sonucun üzerindeydi. Makalelerimde ve kitaplarımda toplantı iyileştirme fikirlerimden bazılarıyla anlaşma olup olmadığını görmek için, çözüm sağlayacaklarını belirten açıklamaların bulunduğu sonuçlardan birkaçını okudum. Okuduğum metnin çoğu, makalemdeki on üç maddeden birkaçını veya kitabımdaki bazı ipuçlarını içeriyordu. Ancak, genellikle işe özgü diğer sorun alanlarını listelediler. İncelediğim madde, gerekli olduğunu düşündüğüm şeylerin aynısını vermese de, toplantıların önemli olduğu ve herkesin iş amaçları için bu grup iletişim yönteminden nasıl yararlanılacağını daha iyi bilmesi gerektiği inancımı pekiştirdiler.
Toplantılara baktıktan sonra “e-posta görgü kurallarını” kontrol etmeye karar verdim ve 348.000’den fazla sonuç aldım. İlk birkaç sayfadaki seçenekler listesini taradım ve açıklamalarında ipuçları içerdiğini iddia edenleri kontrol ettim. Okuduklarımdan bazılarının profesyonel e-postalarla ilgili olduğu konusunda hemfikir olduğum ve kişisel e-posta için işe yarayabilecekleri ancak iş iletişimleri için doğru kullanım olmadıkları için aynı fikirde olmadığım diğerleri. Bununla birlikte, metnin çoğunun, geçen ay yazdığım çevrimiçi makaledeki listelediğim on üç makaleden çoğuyla aynı fikirde olduğunu gördüm. “E-posta Görgü Kurallarını Teşvik Etmek”. Bazıları söylediklerine olan inancını bir açıklama ile haklı çıkardı, ancak çoğu bunu yapmadı. İnsanların e-postalarda uygun görgü kurallarını sergilemeleri için, yalnızca neyin kabul edilebilir olduğunu değil, bunun neden norm olması gerektiğini de bilmeleri gerekir. E-posta harika bir iletişim aracıdır, ancak yalnızca alıcı, gönderenin ne söylemeye çalıştığını anlarsa. İncelediğim her e-posta görgü maddesine katılmasam da, sonuçların sayısı bunun iş profesyonelleri için geçerli bir iletişim kaygısı olduğunu açıkça gösteriyor.
En popüler iki iş iletişimi aracının azaltılması mı yoksa etkin bir şekilde kullanılması mı gerektiğini öğrenmek istedim. Bir araştırma aracı olarak internete dönerken, ortaya çıkan sayıların insanların gerçekten en çok yardıma ihtiyaç duyduğu veya en çok hangi aracı kullandığını gösterebileceğinden emin değilim. Her iki durumda da, sonuçların tüm profesyonellerin iş amaçları için hem toplantı hem de e-posta iletişim becerilerinin geliştirilmesi gerektiğini gösterdiğinden eminim. İyileştirme ve uygun kullanım, gerekli toplantı veya e-posta kullanımını azaltmaya çalışmaktansa iş iletişimi sorunlarına daha gerçekçi bir çözümdür.
