Birçok kar amacı gütmeyen kuruluş, İcra Direktörünün önceliklerinin ne olduğuna ve zamanlarını nasıl harcamaları gerektiğine kendilerinin karar vermesine izin verir. Bu riskli bir durumdur ve Acil Servis için İcra Direktörü İş Tanımı ve Yıllık Hedeflerle kolayca düzeltilebilir.
İcra Direktörü iseniz, şimdi kendi İş Tanımınızı yazmaya başlayın. Personel Komiteniz veya Kurul Başkanı ile gözden geçirin. Tüm kurulun iş tanımınızı gördüğünden ve kabul ettiğinden emin olun. Yönetim kurulunun sorumluluk kapsamınız ve yönetim kurulunun sizden neyi başarmanızı beklediği konusunda hemfikir olmadığını düşünüyorsanız ısrarcı olun.
Bir İş Tanımınız olduğunda, o yıl için beklenen başarılarınızı belirten 3-5 Yıllık Hedefiniz olduğundan emin olun. Bu hedefler, yapmanız beklenen değişiklikler, başlatacağınız yeni programlar, denetleyeceğiniz iyileştirmeler, işe alacağınız kişiler veya toplayacağınız fonlar olacaktır. Her hedef Spesifik, Ölçülebilir ve Zamana Bağlı olmalıdır. Yıllık Hedeflere ne kadar belirginlik katarsanız o kadar iyidir. Yine, Kurul Başkanı, Personel Komitesi ve tüm kurulun Hedeflerinizle aynı fikirde olduğundan emin olun.
Bu liste, herhangi bir İcra Direktörü için beş temel sorumluluk alanını tanımlar. Kendi İş Tanımınızı yazmak ve bugün kurulumuzla yapacağınız tartışmalar için bu listeyi bir başlangıç noktası olarak kullanın.
İcra Direktörü bu beş kritik alandan sorumludur:
1. Program Yönetimi – Tüm Programları ve Projeleri Yönetin. Tüm personelin, gönüllülerin ve yönetim kurulu üyelerinin kuruluşun kısa vadeli geleceğini, programlarını ve başarı için temel faktörleri anlamasını sağlayan 3-5 yıllık bir stratejik görüş oluşturun.
2. Bağış Toplama – Bağışçı veri tabanı yönetimi, bağışçı iletişimi, büyük hediye toplama, kurumsal sponsorluk, hibe başvuruları ve raporlaması ve bağışçı yönetimini (teşekkür süreci) içeren yıllık bir bağış toplama planı geliştirin ve yürütün. Bu bağış toplama planı, yıllık gider bütçesinin %130’u için bağış toplamayı hedefleyecek ve personel, gönüllü ve yönetim kurulu üyesi kaynaklarının yönetimini içerebilir.
3. Personel Yönetimi – Dört tam zamanlı ofis personeli ve altı yarı zamanlı saha personelinden oluşan bir kadroyu yönetmek. Bu, onlara görev tanımları sağlamak, onlarla birlikte yıllık hedefler belirlemek, çabalarını ve program uygulamalarını desteklemek, yeteneklerini geliştirmek, bu çalışanlara bilgi aktarmak, yıllık değerlendirme yapmak ve kendi kişisel liderlik hedeflerine ulaşmalarını sağlamak için kişisel gelişim programı geliştirmelerine yardımcı olmayı içerir.
4. Bütçeleme – Yıllık programa özgü ve kurumsal bütçeler geliştirmek için kurulun Finans Komitesi ile yakın işbirliği içinde çalışın. (Yıllık bütçe, bir sonraki yıl için her yılın 4. çeyreğinde kurul tarafından onaylanacaktır.) Sağlam mali süreç ve prosedürlerin oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlarken tüm nakit akışını, muhasebeyi ve kayıt tutmayı yönetin. Kuruluşun mali operasyonlarının yıllık denetimini sağlamak için dışarıdan bir muhasebeci kiralayın.
5. İletişim – çeşitli kilit paydaşlarla:
A. Yerel Ortaklar – yerel programları planlamak, uygulamak ve değerlendirmek.
B. Finansman Kaynakları – projeler ve programların gerektirdiği şekilde mevcut ve potansiyel fon kaynakları ile bir ilişki sürdürmek.
C. Bağışçılar – Tüm mevcut ve potansiyel bağışçılar, hibe verenler ve sponsorlar.
D. Yönetim Kurulu – Yönetim kuruluna aylık olarak rapor verir ve olumlu yönetim kurulu/personel ilişkilerinin sürdürülmesini sağlar.
e. Misyona ulaşmak için sürekli olarak doğrudan Kurul Başkanı ile birlikte çalışmak, proje ve programları yasal ve etik bir şekilde yönetmek.
NOT: İcra Direktörü, Kurul Başkanına rapor verir ve misyonu destekleyen tüm program ve projeler için tüm personeli ve gönüllü personeli yönetmekten sorumludur. Bu pozisyon için yıllık hedefler belirlenecek ve her yılın son ayında Kurul Başkanı tarafından bizzat gözden geçirilecektir.
